Bienvenido a su simulacro: Simulacro Normatividad de PQRS y Gestión Documental
Situación 1: Canales de Atención, Inclusión y Trato Digno
Un ciudadano de la tercera edad que habita en una zona rural sin cobertura de internet acude presencialmente a una Gerencia Departamental de la Contraloría para radicar una queja formal por una obra inconclusa. El funcionario de atención al ciudadano le indica que, por políticas de \"cero papel\" y modernización del Estado, la entidad ya no recibe quejas físicas y le exige que vaya a un café internet en el pueblo más cercano para radicarla mediante el portal web institucional.
Pregunta 1. La exigencia del funcionario atenta directamente contra un deber y principio consagrado en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (Ley 1437 de 2011), el cual obliga a las entidades a:
Pregunta 2. En el marco del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG), cuando la Contraloría recibe y tramita este tipo de quejas, no solo cumple un requisito legal, sino que utiliza esta PQRS como una herramienta estratégica para:
Pregunta 3. Si el ciudadano presenta su queja de manera verbal porque no sabe leer ni escribir, la obligación legal del funcionario en ventanilla es:
Situación 2: Denuncias Anónimas y Traslado por Competencia
La Oficina de Participación Ciudadana recibe un sobre sin remitente (anónimo). En su interior hay una denuncia detallada, con fotografías y copias de extractos bancarios, que demuestra cómo un Alcalde Municipal está desviando recursos de regalías. En el mismo sobre, hay una segunda hoja quejándose del mal comportamiento personal de un juez penal del municipio.
Pregunta 4. Respecto al carácter anónimo de la denuncia sobre el desvío de regalías, la Contraloría debe proceder a:
Pregunta 5. Al leer la segunda hoja, el funcionario nota que la Contraloría no tiene competencia para disciplinar ni vigilar a un Juez Penal. De acuerdo con el CPACA (Ley 1437/11) y la Ley 1755, el funcionario debe:
Pregunta 6. En los casos donde se traslada por competencia una PQRS a otra entidad, ¿qué sucede legalmente con los términos de respuesta para el ciudadano?
Situación 3: Peticiones Irrespetuosas y Reiterativas
Un excontratista, molesto por una sanción, envía a la Contraloría una petición plagada de insultos, lenguaje soez y amenazas contra los auditores, exigiendo que se reverse su fallo. Un mes después, envía un segundo documento en tono formal, pero solicitando exactamente lo mismo que ya se le había negado mediante acto administrativo en firme hace un año, sin aportar hechos nuevos.
Pregunta 7. Frente a la primera petición que contiene lenguaje soez e insultos, la Ley 1755 de 2015 faculta al funcionario público para:
Pregunta 8. Si la petición del excontratista hubiese sido respetuosa, pero redactada de forma tan confusa y oscura que el funcionario no logra comprender qué está solicitando, ¿cuál es el paso a seguir?
Pregunta 9. Respecto a la segunda petición, donde el excontratista reitera una solicitud ya resuelta de fondo en el pasado sin aportar nuevos elementos de juicio, la entidad debe:
Situación 4: Plazos, Silencio Administrativo y Copias
Un periodista radica una petición compleja el día 1 de octubre. Solicita tres cosas distintas en el mismo documento: 1) Copia de las actas del comité directivo; 2) Una queja disciplinaria contra un auditor; y 3) Una consulta jurídica sobre cómo la CGR interpreta una nueva ley de control fiscal.
Pregunta 10. Según los términos generales establecidos en el Artículo 14 de la Ley 1755 de 2015, los plazos máximos para resolver de fondo cada una de estas solicitudes (copias, queja y consulta), respectivamente, son:
Pregunta 11. Pasan 12 días hábiles y la Secretaría General no ha entregado las copias de las actas, ni ha informado sobre ninguna prórroga. ¿Cuál es el efecto jurídico inmediato a favor del periodista por este incumplimiento?
Pregunta 12. Si al día 14, la oficina encargada de la queja disciplinaria advierte que no podrá resolverla en el plazo legal de 15 días por falta de un testimonio clave, el funcionario debe obligatoriamente:
Situación 5: Peticiones Incompletas y Desistimiento Tácito
Llega a la Contraloría una solicitud de un exfuncionario pidiendo la expedición de un certificado laboral para su pensión, pero en el documento omite indicar su número de cédula, las fechas de vinculación ni el cargo que ocupó, información vital que no permite ubicar su expediente en los inmensos fondos documentales de la entidad.
Pregunta 13. Al constatar que la petición está objetivamente incompleta para poder emitir una respuesta de fondo, el deber legal de la entidad según la Ley 1755 es:
Pregunta 14. Una vez enviado y notificado el requerimiento al ciudadano para que complete la información, ¿qué plazo máximo le otorga la ley para aportar lo solicitado antes de que la entidad cierre el trámite?
Pregunta 15. Vencido el mes (sin que el ciudadano hubiese solicitado prórroga ni completado la información), la administración deberá expedir una resolución declarando:
Situación 6: Reserva de la Información y Recurso de Insistencia
Un ciudadano, actuando como veedor, solicita a la Contraloría copia integral del expediente de un Proceso de Responsabilidad Fiscal que se encuentra en etapa de indagación preliminar. La Contraloría niega la entrega argumentando reserva legal para proteger el debido proceso y los secretos bancarios de los implicados.
Pregunta 16. Para que el rechazo de la petición por motivos de "reserva legal" sea válido y respete el derecho al acceso a la información (Ley 1712 de 2014), el acto de la Contraloría debe, inexcusablemente:
Pregunta 17. El ciudadano no está de acuerdo con la negativa, pues considera que la reserva no aplica para su caso. El recurso procesal específico consagrado en la Ley 1755 de 2015 para impugnar un rechazo por reserva de información se denomina:
Pregunta 18. ¿En qué plazo máximo legal debe el ciudadano interponer este recurso tras ser notificado de la respuesta negativa de la Contraloría?
Situación 7: Ciclo de Vida del Documento y Transferencias Documentales
En una gerencia colegiada, los estantes de los auditores están colapsados de carpetas de auditorías que terminaron hace tres años. Estos expedientes ya no son consultados frecuentemente en la labor diaria (su trámite concluyó), pero conservan su valor legal para posibles revisiones y según la ley no pueden ser destruidos aún.
Pregunta 19. De acuerdo con el concepto de "Archivo Total" y el ciclo vital del documento (Ley 594 de 2000), el paso técnico que debe realizar el auditor para descongestionar su oficina es una:
Pregunta 20. El instrumento archivístico matriz, previamente aprobado por la entidad, que le dicta al auditor exactamente cuántos años deben permanecer los expedientes en su oficina y en qué año deben ser transferidos o eliminados, se denomina:
Pregunta 21. Para formalizar la entrega de las cajas desde la oficina productora hacia el Archivo Central y mantener el control legal de los expedientes que salen de su despacho, el auditor debe diligenciar obligatoriamente un:
Situación 8: Fondos Acumulados y Valoración Documental
La Contraloría absorbe el archivo de una pequeña entidad del sector central que fue liquidada hace 30 años. El acervo transferido es un sótano lleno de miles de documentos de los años 80, apilados en el piso, sin inventarios, sin clasificación alguna y producidos antes de que existieran normas archivísticas modernas. A este tipo de depósitos se les denomina \"Fondos Acumulados\".
Pregunta 22. El instrumento archivístico específico que la Contraloría debe formular y aprobar para evaluar, organizar y determinar qué documentos de ese fondo acumulado se pueden eliminar y cuáles se deben conservar por su valor histórico, se denomina:
Pregunta 23. Un contratista, al ver el polvo del sótano, decide enviar al reciclaje 100 cajas de comprobantes de los años 80 argumentando "eficiencia del espacio", sin haber elaborado las TVD. Esta acción constituye:
Pregunta 24. La instancia colegiada al interior de la Contraloría que tiene la competencia legal y técnica para aprobar las TVD y firmar las Actas de Eliminación Documental dándoles pleno piso jurídico es:
Situación 9: Sistemas de Gestión Documental Electrónica de Archivos (SGDEA)
La Contraloría decide implementar un SGDEA para modernizarse. Para cargar los informes finales debidamente ejecutoriados en el sistema y asegurar su preservación inalterable durante los próximos 50 años, un funcionario intenta subir un archivo en formato de procesador de texto editable comercial (.docx).
Pregunta 25. El sistema rechaza el documento porque, según los lineamientos del Archivo General de la Nación (Decreto 1080 de 2015), para garantizar la preservación digital a largo plazo de documentos de texto se debe exigir el formato estandarizado internacional:
Pregunta 26. Para dotar a ese documento electrónico de pleno valor legal and probatorio, garantizando su autenticidad (saber quién lo hizo) e integridad (que no ha sido modificado en el ciberespacio), el SGDEA requiere aplicar al archivo:
Pregunta 27. Como medida de seguridad fundamental en el SGDEA para evitar la eliminación o alteración clandestina de hallazgos fiscales por parte de usuarios internos, el sistema informático debe generar automáticamente:
Situación 10: Recepción de Comunicaciones y Ventanilla Única
Un ciudadano llega a las instalaciones de la Contraloría y le entrega directamente en las manos a un auditor (mientras este caminaba hacia la cafetería) un sobre cerrado con una solicitud formal de control excepcional. El auditor guarda el sobre en su gaveta y una semana después lo revisa y comienza el trámite desde su oficina.
Pregunta 28. Según el Acuerdo 060 de 2001 (Administración de Comunicaciones Oficiales), la recepción de este documento por parte del auditor fue irregular y violó el conducto regular porque toda correspondencia de entrada debe canalizarse obligatoriamente a través de:
Pregunta 29. El procedimiento oficial que debió realizar la Ventanilla Única (y que el auditor omitió) consiste en asignarle un número consecutivo a la solicitud, dejando constancia de la fecha y hora de recibo. Este acto fundamental se denomina:
Pregunta 30. ¿Cuál es el riesgo jurídico principal para la Contraloría al permitir que los funcionarios reciban documentos por fuera de la ventanilla única sin radicarlos oficialmente en el sistema?
Situación 11: Clasificación y Conformación Física de Expedientes
Un nuevo auxiliar de archivo es asignado a la gerencia departamental. Al abrir el archivador rodante, nota que el anterior encargado organizó todas las hojas de la entidad (nóminas de funcionarios, contratos de aseo, informes de auditoría a municipios y quejas) mezcladas en una sola gran carpeta clasificada como \"Papeles Varios - Mes de Octubre\".
Pregunta 31. Esta organización vulnera gravemente las bases de la archivística. El auxiliar debe reorganizar los documentos asegurando que los papeles de la función de Recursos Humanos no se mezclen con los de la función de Control Fiscal. Este principio cardinal se denomina:
Pregunta 32. Al lograr organizar la carpeta exclusiva de una "Auditoría de Cumplimiento", el auxiliar nota que los documentos están en desorden de fechas. Para conformar correctamente el expediente, debe ordenar los folios desde el oficio que dio apertura a la auditoría hasta el informe final de cierre, reflejando el trámite. A esto se le conoce como:
Pregunta 33. Una vez el expediente de auditoría está debidamente organizado cronológicamente, el auxiliar debe enumerar consecutivamente cada una de las páginas con un lápiz en la esquina superior derecha. Este procedimiento técnico para controlar la cantidad de hojas y evitar pérdidas se llama:
Situación 12: Préstamo, Consulta y Conservación de Expedientes
Un Fiscal de la Unidad Anticorrupción de la Fiscalía General de la Nación se presenta en el Archivo Central de la Contraloría exigiendo llevarse inmediatamente las cajas originales con los expedientes de una auditoría financiera de 2018 para incorporarlos en un proceso penal que está a punto de prescribir.
Pregunta 34. En el marco del control y consulta de expedientes, entregar documentos originales físicos a agentes externos (incluso con órdenes judiciales) representa un riesgo para la memoria de la entidad. El encargado del archivo debe permitir la salida de los documentos previa elaboración obligatoria de un:
Pregunta 35. Si al devolver el expediente semanas después, el encargado del archivo nota que el legajo está descosido y le faltan cinco folios que contenían facturas claves, ¿qué atributo legal y físico del documento de archivo se ha vulnerado?
Pregunta 36. Para prevenir que el acervo documental sufra daños mientras está bajo la custodia de la Contraloría (por factores como humedad, polvo, roedores u hongos), la entidad implementa directrices de mantenimiento de sedes y limpieza. Este conjunto de políticas de protección física forma parte del instrumento denominado:
