Simulacro Antioquia 3: Labores administrativas, Sistema integrado de gestión, Plan de desarrollo - Simulacros para las Convocatorias de la CNSC

¿Te preparas para un cargo asistencial y quieres destacar en tu próxima entrevista? Nuestro simulacro de examen es la herramienta ideal para poner a prueba tus conocimientos y habilidades. Hemos creado este examen gratuito centrándonos en las áreas clave que todo asistente debe dominar: Labores administrativas, Sistema integrado de gestión (SIG) y Plan de desarrollo. Cada pregunta está diseñada para simular situaciones reales de trabajo, ayudándote a pensar de manera estratégica y a responder con confianza.

Aprovecha esta oportunidad para familiarizarte con el tipo de preguntas que podrías enfrentar y refuerza tus habilidades en gestión de documentos, coordinación de agendas y comunicación efectiva. Descubre cómo manejar imprevistos y cómo tu rol impacta directamente en los objetivos estratégicos de la empresa. Este simulacro no solo mide lo que sabes, sino cómo aplicas tu conocimiento para resolver problemas, una cualidad altamente valorada en el mercado laboral.

Completa el simulacro y recibe una retroalimentación instantánea que te ayudará a identificar tus puntos fuertes y las áreas que necesitas mejorar. ¡No dejes tu preparación al azar! Invierte unos minutos en este examen gratuito y da el primer paso para asegurar ese puesto que tanto deseas. Este es tu momento de brillar y demostrar que tienes lo necesario para ser un asistente excepcional.

Si quieres más simulacros puedes enviarnos un mensaje en nuestra página de contacto.

Bienvenido a su simulacro: Simulacro Antioquia 3: Labores administrativas, Sistema integrado de gestión, Plan de desarrollo

Situación: Debes organizar la agenda de tu jefe y te das cuenta de que hay dos reuniones agendadas para la misma hora. Una es con un cliente nuevo y la otra con un proveedor habitual. ¿Qué harías?

Cancelar la reunión con el proveedor habitual, ya que el cliente nuevo es una prioridad.

Consultar con tu jefe cuál de las dos reuniones es más importante y reagendar la menos prioritaria.

Reagendar la reunión con el cliente nuevo para otra hora.

Asistir a una de las reuniones por tu jefe para no cancelar ninguna.

Situación: Necesitas comprar suministros de oficina para la próxima semana. Tu jefe te pide que busques la opción más económica, pero la marca más barata no es la de mejor calidad. ¿Qué haces?

Compras la marca más cara, argumentando que es de mejor calidad.

Presentas a tu jefe ambas opciones (la más económica y la de mejor calidad) con sus pros y contras para que él tome la decisión final.

Compras una marca de precio intermedio que tenga buena calidad.

Compras la marca más barata, siguiendo las instrucciones de tu jefe.

Situación: Recibes una llamada urgente de un proveedor solicitando una factura que se envió hace dos semanas. Revisas el sistema y notas que no se ha enviado. ¿Qué haces?

Le dices al proveedor que la factura se envió hace dos semanas.

Le pides al proveedor que espere, le envías la factura de inmediato y luego le informas del envío.

Envías la factura de inmediato sin decir nada al proveedor.

Le informas al proveedor que hubo un error y que le enviarás la factura de inmediato, disculpándote por el retraso.

Situación: Debes enviar un correo electrónico masivo a todos los empleados con un anuncio importante. ¿Qué medida tomas para asegurarte de que el mensaje sea recibido y leído por todos?

Usar la opción "solicitar confirmación de lectura" y hacer seguimiento a quienes no confirmen.

Enviar el correo y esperar que todos lo lean.

Enviar el correo y luego publicar el anuncio en la cartelera de la oficina.

Llamar por teléfono a todos los empleados para asegurarte de que recibieron el correo.

Situación: Estás organizando una presentación para un cliente. Te das cuenta de que una diapositiva contiene un error de ortografía en el nombre del cliente. Faltan 10 minutos para la reunión. ¿Qué haces?

Corrige el error de inmediato y vuelves a imprimir la presentación si es necesario.

Decides ignorarlo, ya que la presentación es casi perfecta.

Informas a tu jefe del error y esperas a que él decida si lo corrige o no.

Lees la presentación en voz alta a los asistentes para que no se den cuenta del error.

Situación: Un archivo electrónico se ha dañado y no se puede abrir. No hay copias de seguridad. ¿Qué harías?

Intentar recuperar el archivo con un programa especializado.

Informar a tu superior de la situación y del problema.

Recrear el documento desde cero si es posible.

Solicitar a la persona que envió el archivo que lo vuelva a enviar.

Situación: Recibes una solicitud de un informe urgente por parte de un gerente que no es tu superior directo. ¿Qué harías?

Ignorar la solicitud, ya que no es de tu jefe.

Le dices al gerente que contacte a su asistente para que lo ayude.

Priorizar la solicitud de inmediato, asumiendo que es importante.

Preguntarle a tu jefe si debes proceder con la solicitud.

Situación: Tu área está organizando un evento importante y necesitas coordinar los preparativos con varios departamentos. ¿Cómo aseguras que todos estén informados y alineados?

Organizar una reunión inicial para establecer responsabilidades y crear un cronograma compartido.

Creas un grupo de chat con todos los involucrados para la comunicación.

Publicar la información en la cartelera de la oficina y esperar que todos la vean.

Envías correos electrónicos individuales a cada departamento.

Situación: Te das cuenta de que los archivos digitales del área están desorganizados. No hay una estructura de carpetas definida, lo que dificulta encontrar documentos. ¿Qué harías?

Reorganizas los archivos por tu cuenta, sin consultar con nadie.

Creas una estructura de carpetas solo para los documentos que gestionas tú.

Sugieres a tu jefe crear una estructura de carpetas estándar para toda el área.

Dejar los archivos como están, ya que no es tu responsabilidad ordenarlos.

Situación: Estás gestionando las reservas de vuelos y hotel para un viaje de negocios de tu jefe. Te das cuenta de que el hotel reservado está lejos de las oficinas del cliente, lo que podría generar demoras en el transporte. ¿Qué harías?

Mantienes la reserva original, confiando en que tu jefe encontrará la forma de desplazarse.

Le dices a tu jefe que deberá salir más temprano para las reuniones.

Contactas con tu jefe para informarle de la situación y proponerle un hotel mejor ubicado, mostrando las opciones.

Reservas un nuevo hotel más cercano sin consultar a tu jefe.

Situación: En la empresa, se está implementando un nuevo proceso de control de calidad, que forma parte del SIG. ¿Cuál es tu papel principal como asistente en esta implementación?

Comprender el nuevo proceso y asegurarse de que los documentos y registros del área estén actualizados según las nuevas directrices.

Ejecutar el nuevo proceso sin preguntar nada, siguiendo las instrucciones.

Informar a tu superior que no tienes tiempo para aprender el nuevo proceso.

Esperar a que los demás implementen el proceso para seguir sus pasos.

Situación: Se te solicita que registres una queja de un cliente en el sistema. El cliente está muy molesto y te pide que resuelvas el problema de inmediato. ¿Qué harías?

Registras la queja en el sistema, informas al área correspondiente y le comunicas al cliente que su caso ha sido escalado.

Le dices al cliente que se comunique con el área responsable, porque tú solo registras quejas.

Ignoras la queja porque el cliente está siendo grosero.

Le prometes al cliente que resolverás su problema de inmediato, aunque no seas el responsable.

Situación: Se acerca una auditoría de certificación del SIG en tu área. Tu superior te pide que prepares toda la documentación. ¿Cuál sería tu enfoque para asegurar que todo esté en orden?

Creas nuevos documentos para la auditoría, si no encuentras los que necesitas.

Revisar la documentación del área para confirmar que esté completa, actualizada y que cumpla con los procedimientos establecidos en el SIG.

Pedir a los demás miembros del equipo que revisen su propia documentación.

Ordenar los documentos de manera aleatoria, ya que el auditor puede buscar lo que necesite.

Situación: Recibes una notificación de que un procedimiento de tu área ha sido actualizado en el SIG. ¿Qué es lo más importante que debes hacer?

Leer el nuevo procedimiento y seguir aplicándolo en tu trabajo diario.

Ignorar la notificación, ya que el procedimiento anterior sigue siendo válido.

Leer el nuevo procedimiento y comunicárselo a los demás miembros de tu equipo.

Leer el nuevo procedimiento, entender los cambios y asegurarte de que tu trabajo y el de tu área se ajusten a la nueva versión.

Situación: Estás preparando los informes mensuales para la revisión de la dirección del SIG. Te das cuenta de que los datos de un indicador clave no concuerdan con los resultados esperados. ¿Qué haces?

Dejas el indicador por fuera del informe, para que la dirección no se preocupe.

Informas a tu superior sobre la inconsistencia de los datos antes de presentar el informe.

Presentas el informe tal cual y dejas que la dirección lo analice.

Modificas los datos para que el indicador muestre un resultado positivo.

Situación: En la empresa, se te pide colaborar en la identificación de riesgos en los procesos de tu área. ¿Cuál de las siguientes acciones demuestra mejor tu comprensión de un SIG?

Decir que no tienes nada que aportar, ya que la gestión de riesgos es responsabilidad del equipo de seguridad.

Identificar solo los riesgos obvios y dejar que el resto los descubran los expertos.

Ignorar el proceso, asumiendo que el riesgo es un problema menor.

Participar activamente en el análisis de riesgos, aportando conocimiento detallado sobre los procesos de tu área.

Situación: Un colega te pregunta sobre un procedimiento de tu área que está documentado en el SIG. No recuerdas todos los pasos de memoria. ¿Qué harías?

Tratas de ayudarle con los pasos que recuerdas, sin asegurarte de que estén correctos.

Le indicas dónde puede encontrar el procedimiento en el sistema para que lo revise.

Le dices que no sabes y que busque él el documento.

Inventar los pasos para no quedar mal.

Situación: En una reunión de seguimiento del SIG, se te pregunta si se han completado las acciones correctivas asignadas a tu área. Te das cuenta de que algunas no se han terminado. ¿Qué haces?

Culpas a los otros miembros del equipo por no haberlas finalizado.

Dices que las acciones correctivas están completas para evitar problemas.

Reconoces que no están completas y explicas las razones, así como el plan para finalizarlas.

Dices que las acciones correctivas están completas y esperas que no revisen el sistema.

Situación: Te das cuenta de que un formulario que se usa en el área no está actualizado con la versión más reciente que se encuentra en el SIG. ¿Qué harías?

Le pides a tu superior que se encargue de la actualización.

Seguir usando el formulario antiguo para evitar confusiones.

Informas a tu superior o al encargado del SIG sobre el error y te aseguras de usar la versión correcta de ahora en adelante.

Dejas de usar el formulario y esperas a que alguien te dé el nuevo.

Situación: Se te solicita que registres una oportunidad de mejora identificada en un proceso de tu área. ¿Cómo describirías la oportunidad de mejora en el sistema de manera efectiva?

Describir la oportunidad de mejora con un lenguaje informal para que sea fácil de entender.

Describirla de forma clara y concisa, identificando el problema, la solución propuesta y los posibles beneficios.

Registrar la oportunidad de mejora con los detalles mínimos para no perder tiempo.

Situación: Tu equipo está trabajando en un proyecto que forma parte del Plan de Desarrollo de la empresa. El proyecto tiene una fecha límite muy ajustada. ¿Qué harías para ayudar a cumplir los plazos?

Trabajas más lentamente para que todos se den cuenta de que el plazo no es realista.

Dejas de lado otras tareas menos urgentes para enfocarte en el proyecto, ayudando al equipo.

Informas a tu jefe que los plazos son demasiado ajustados y que no podrán cumplirse.

Dejas de lado otras tareas menos urgentes para enfocarte en el proyecto, ayudando al equipo.

Situación: Tu superior te pide que prepares una presentación sobre el avance de un proyecto del Plan de Desarrollo. ¿Qué tipo de información incluirías para que sea más efectiva?

Gráficos y datos que muestren el progreso hacia las metas establecidas, así como los obstáculos encontrados.

Fotos de los miembros del equipo trabajando en el proyecto.

Un resumen de las reuniones que se han tenido sobre el proyecto.

Solo una lista de las actividades que se han completado.

Situación: Te das cuenta de que uno de los objetivos del Plan de Desarrollo en el que estás trabajando está desactualizado o ya no es relevante. ¿Qué harías?

Cambias el objetivo por tu cuenta para que sea más relevante.

Esperar a que alguien más se dé cuenta del problema.

Informar a tu jefe sobre la situación y sugerir una revisión del objetivo.

Seguir trabajando en el objetivo, ya que está en el plan.

Situación: Tu equipo está celebrando un logro importante relacionado con un objetivo del Plan de Desarrollo. ¿Cómo participarías para fomentar el trabajo en equipo?

No participas en la celebración, ya que solo eres un asistente.

Sugieres que se les dé un día libre a todos los miembros del equipo.

Propones celebrar el logro, reconociendo públicamente el esfuerzo de cada miembro del equipo y el impacto que ha tenido en el Plan.

Envías un correo electrónico de felicitación al jefe del equipo.

Situación: Se te asigna la tarea de recopilar la información para el próximo informe de seguimiento del Plan de Desarrollo. ¿Qué herramienta de gestión utilizarías para facilitar el proceso?

Solamente usarías el correo electrónico para comunicarte con los demás.

Un documento de Word para registrar la información.

Un cuaderno de notas y un lápiz.

Un programa de gestión de proyectos, como Trello o Asana.

Situación: La empresa ha lanzado un nuevo programa de capacitación, que es un hito clave en el Plan de Desarrollo. Tu jefe te pide que asegures que los miembros de tu equipo se inscriban. ¿Qué harías?

Coordinar con cada miembro del equipo, asegurarte de que se inscriban, y confirmar la inscripción con el responsable del programa.

Enviar un correo electrónico a los miembros del equipo con el enlace de inscripción.

Inscribir a todos los miembros del equipo en el programa sin avisarles.

Seguir a cada miembro del equipo para asegurarte de que se inscriba.

Situación: El equipo se ha desviado del cronograma de un proyecto del Plan de Desarrollo. ¿Qué acción proactiva tomarías para ayudar a que el proyecto vuelva a encarrilarse?

Trabajar horas extras para recuperar el tiempo, sin la ayuda de nadie.

Dejar que el equipo resuelva el problema por sí mismo.

Decirle a tu jefe que se encargue del problema.

Identificar las causas del retraso y proponer una reorganización de las tareas para recuperar el tiempo perdido.

Situación: Una nueva normativa gubernamental afecta directamente un proyecto que forma parte del Plan de Desarrollo. ¿Qué harías?

Decirle a tu jefe que cambie el proyecto a otro que no se vea afectado.

Informar a tu superior sobre la nueva normativa y el impacto potencial que podría tener en el proyecto.

Esperar a que el equipo legal te informe sobre la nueva normativa.

Ignorar la normativa y continuar con el proyecto como estaba planeado.

Situación: En una reunión de seguimiento del Plan de Desarrollo, se menciona que un proyecto está por debajo de los resultados esperados. ¿Qué harías para contribuir a la mejora?

Ofrecerte para recopilar más datos y analizar las causas del bajo rendimiento.

Culpar a la persona que lidera el proyecto por los bajos resultados.

Mantenerte en silencio, ya que no es tu responsabilidad.

Decir que no se puede hacer nada al respecto.

Situación: Tu superior te pide ayuda para crear un informe sobre los logros del Plan de Desarrollo para una reunión de alta dirección. ¿Qué harías para que tu contribución sea valiosa?

Organizar la información de manera clara, destacando los logros más importantes con datos concretos y visuales.

Le dices a tu jefe que no puedes ayudar porque no tienes la experiencia necesaria.

Solo te encargas de la parte estética de la presentación.

Simplemente copias y pegas los datos sin ningún análisis.