Bienvenido a su simulacro: Simulacro Generalidades de Gestión Documental
Usted observa que un compañero de la Oficina de Contratación está organizando los contratos por el nombre del contratista, mezclando los de diferentes años y tipos de contrato. ¿Qué principio archivístico fundamental se está violando?
Un nuevo alcalde, en su afán por modernizar, sugiere desechar todos los documentos físicos de más de 10 años para ahorrar espacio. ¿Cuál es el principal argumento legal para oponerse?
Un periodista solicita copias de los informes de supervisión de un contrato. El jefe de jurídica considera negarlos por ser "de uso interno". ¿Bajo qué principio constitucional SÍ debe entregarlos?
La entidad es auditada y la Procuraduría le exige el instrumento formal que planea, ejecuta y controla la gestión documental (desde la creación hasta su disposición). ¿Qué documento están solicitando?
Una Notaría (entidad privada con función pública) alega que no está obligada a aplicar las Tablas de Retención Documental (TRD) del AGN. ¿Por qué están equivocados?
Usted recibe una comunicación oficial (un oficio). ¿En qué fase del ciclo vital documental se encuentra ese documento mientras está en su oficina y es de consulta frecuente?
El equipo de TI está implementando un software para gestionar los documentos electrónicos. ¿Qué aspecto técnico es crucial para garantizar la autenticidad y preservación a largo plazo?
Un auditor está revisando el centro de datos. Le preocupa que no existan controles de acceso (guardias, tarjetas) ni planes anti-incendios. ¿Qué pilar de la gestión de información se está descuidando?
Al final del año, el Jefe de Contratos debe transferir las carpetas al archivo central. Para ello, debe diligenciar un formato que liste el contenido de cada caja y permita su futura localización. ¿Cómo se llama ese instrumento de control?
La página web de la Alcaldía no publica los salarios de los directivos. Un ciudadano se queja, argumentando que la entidad está obligada a publicar esta información sin que nadie la pida. ¿Cómo se llama esta obligación?
¿Cuál es el marco de actuación que define la estrategia nacional de archivos y el rol del Archivo General de la Nación (AGN) en su implementación?
Un funcionario elimina los originales de unos informes después de escanearlos, sin aplicar las Tablas de Retención Documental (TRD). ¿Por qué esta acción es una falta grave?
Un ciudadano solicita la historia clínica de su vecino, amparándose en la ley de transparencia. La entidad se niega. ¿Por qué la entidad actúa correctamente?
¿En qué archivo deben reposar los documentos que ya no se consultan frecuentemente en la oficina, pero que aún no pueden eliminarse por su valor legal o administrativo?
El equipo de TI propone usar un formato de archivo propietario (no estándar) para guardar los documentos electrónicos. ¿Por qué esto es un riesgo para la preservación a largo plazo?
En 2021, la entidad decide actualizar sus manuales de archivo. ¿Qué directrices de política recientes debe consultar, además de las leyes y decretos?
Un funcionario deja su computador desbloqueado con acceso a la base de datos de impuestos. ¿Qué principio de seguridad de la información está violando?
Un ciudadano solicita el manual de funciones. La entidad se lo entrega 15 días después. ¿Qué tipo de transparencia está ejerciendo?
Se cae el sistema y no hay copias de seguridad de las comunicaciones oficiales. ¿Qué pilar de la seguridad de la información falló?
¿Qué norma técnica se debe consultar para asegurar que el nuevo software de gestión documental electrónica cumpla con los estándares colombianos?
El equipo de archivo está revisando un documento y concluye que no tiene valor administrativo, legal, ni histórico, y su tiempo de retención ha vencido. ¿Qué debe hacer?
¿Por qué es fundamental que la entidad tenga y aplique un Programa de Gestión Documental (PGD)?
Un ciudadano solicita los planes de defensa y seguridad del municipio. La Alcaldía niega el acceso. ¿En qué concepto legal se basa esta negativa?
El jefe de archivo debe asegurarse de que solo el personal de Talento Humano pueda ver las hojas de vida. ¿Qué tipo de control está aplicando?
Un documento de 1850 (un acta de fundación) se encuentra en el depósito. ¿Cuál debe ser su destino final?
Una Cámara de Comercio (entidad privada con función pública) debe responder a una auditoría del AGN. ¿Bajo qué argumento deben cumplir la norma de archivos?
¿Qué instrumento se utiliza para listar el contenido de las carpetas (expedientes) en un archivo de gestión (oficina) antes de una transferencia?
¿Qué norma del AGN regula cómo se debe organizar un archivo de gestión?
Un hacker entra al sistema y modifica las cifras en los informes financieros. ¿Qué pilar de la seguridad de la información falló?
¿Qué norma técnica se debe aplicar para implementar un Sistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI)?
¿Qué norma técnica se debe aplicar para la gestión (metadatos, preservación) de archivos electrónicos?
¿Qué documento es la base para la organización de los archivos en una oficina (archivo de gestión)?
¿Qué instrumento de planeación es obligatorio para que una entidad gestione su ciclo documental?
¿Qué directrices debe seguir la entidad para la aplicación de la nueva política de gestión documental?
Un documento de 1980 (un plan de desarrollo antiguo) tiene alto valor para entender la historia del municipio. ¿Qué tipo de valor tiene este documento?
La entidad decide comprar un software de archivo electrónico. ¿Qué estándar técnico debe verificar que cumpla para la gestión documental?
Se crea una nueva "Oficina de Proyectos" en la Alcaldía. ¿Qué instrumento se debe actualizar para reflejar los nuevos documentos que esta oficina producirá?
Un hospital privado que atiende pacientes del sistema público (EPS) debe responder a una auditoría del AGN. ¿Por qué debe hacerlo?
Un ciudadano solicita el presupuesto de ingresos y gastos de la Alcaldía. ¿Qué tipo de información es esta?
¿Cuál es el objetivo principal del Inventario Único Documental (IUD)?
