Simulacro Gestión Documental, PQRSD y Manejo de Archivos - Simulacros para las Convocatorias de la CNSC

Aprendamos sobre Gestión Documental, PQRSD y Manejo de Archivos

El manejo adecuado de los documentos públicos y el trámite riguroso de las PQRSD no constituyen meras labores operativas, sino el fundamento de la transparencia, la memoria institucional y el cumplimiento del marco legal del Estado. Para la CNSC, el conocimiento de la Ley 594 de 2000, la Ley 1755 de 2015 y los lineamientos del Archivo General de la Nación es un componente transversal evaluado en los niveles asistencial, técnico y profesional de todas las convocatorias.

Este simulacro ha sido diseñado bajo la metodología de Pruebas de Juicio Situacional (PJS) para medir su capacidad de respuesta en la recepción, radicación, trazabilidad y conservación del patrimonio documental, así como en la gestión oportuna de las solicitudes ciudadanas. A través de casos prácticos basados en la realidad administrativa, usted podrá evaluar su dominio sobre las Tablas de Retención Documental (TRD), la foliación, el ciclo vital de los documentos y el cumplimiento de los términos legales de respuesta.

Lo invitamos a desarrollar este entrenamiento para identificar sus fortalezas normativas y corregir inconsistencias operativas antes del examen oficial. En nuestro portal contamos con múltiples herramientas diseñadas para potenciar su aprendizaje de manera autónoma. Para solicitar más información sobre nuestros materiales o acceder a baterías de preguntas adicionales, le solicitamos escribirnos al correo electrónico [email protected]. ¡Es momento de asegurar su clasificación en la carrera administrativa!

Bienvenido a su simulacro: Simulacro Gestión Documental, PQRSD y Manejo de Archivos

Pregunta 1: ¿Cuál es el término general que tiene una entidad pública para resolver un derecho de petición, salvo norma legal especial?

15 días hábiles.

30 días hábiles.

10 días hábiles.

Pregunta 2: Si un ciudadano solicita copias o información sobre documentos que reposan en la entidad, ¿de qué plazo dispone la administración para dar respuesta?

15 días hábiles.

30 días hábiles.

10 días hábiles.

Pregunta 3: Cuando un ciudadano eleva una consulta a una autoridad en relación con las materias a su cargo, ¿cuál es el plazo legal para responder?

45 días hábiles.

30 días hábiles.

15 días hábiles.

Pregunta 4: En caso de que una autoridad formule una petición de información o de documentos a otra entidad pública, ¿cuál es el término para resolverla?

10 días hábiles.

5 días hábiles.

15 días hábiles.

Pregunta 5: Si la entidad pública recibe un derecho de petición y constata que no es la competente para resolver el asunto, ¿qué trámite debe surtir y en qué plazo?

Debe rechazar de inmediato la solicitud y archivarla.

Debe informar de inmediato al interesado (si es verbal) o dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción (si es por escrito), remitiendo la petición al competente y enviando copia del oficio de remisión al peticionario.

Dispone de 15 días hábiles para responder informando que no tiene la competencia.

Pregunta 6: Si una petición radicada está incompleta o requiere de una gestión a cargo del usuario para decidir de fondo, ¿dentro de qué plazo debe requerirse al peticionario y cuánto tiempo tiene este para completarla?

Debe requerirse dentro de los 5 días hábiles para que la complete en un plazo máximo de dos meses.

Debe requerirse dentro de los 15 días hábiles para que la complete en 15 días calendario.

Debe requerirse dentro de los 10 días siguientes a la radicación para que la complete en el término máximo de un (1) mes.

Pregunta 7: En las peticiones de documentos e información, si la administración no da respuesta al ciudadano en el término legal de 10 días, ¿qué figura jurídica opera?

Se entenderá que la solicitud ha sido aceptada, no se podrá negar la entrega de los documentos y estos deberán entregarse dentro de los tres (3) días siguientes.

La pérdida automática de competencia del funcionario.

El silencio administrativo negativo.

Pregunta 8: ¿Cuál es el límite legal para fijar el costo de las copias físicas solicitadas por un ciudadano en ejercicio de su derecho de petición?

En ningún caso el precio de las copias podrá exceder el valor de la reproducción, el cual no podrá ser superior al valor comercial de referencia en el mercado, y los costos correrán por cuenta del interesado.

Es completamente gratuito e ilimitado para cualquier cantidad de copias.

El valor lo define discrecionalmente el jefe de la entidad.

Pregunta 9: De conformidad con la Ley General de Archivos, la elaboración y adopción de las Tablas de Retención Documental (TRD) es:

Obligatoria solo para las entidades del orden nacional.

Opcional, únicamente para facilitar la gestión administrativa.

Obligatoria para todas las entidades del Estado.

Pregunta 10: Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, ¿cómo se clasifican los archivos en la administración pública?

Archivo Activo, Archivo Semiactivo y Archivo Muerto.

Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico.

Archivo Departamental, Archivo Distrital y Archivo Municipal.

Pregunta 11: ¿Bajo cuáles dos principios archivísticos fundamentales está obligado el Estado a realizar la organización, preservación y control de sus archivos?

Principio de celeridad y principio de digitalización.

Principio de procedencia y principio de orden original.

Principio de economía y principio de conservación preventiva.

Pregunta 12: Al desvincularse de sus funciones titulares, ¿cuál es la obligación del servidor público respecto a los documentos y archivos a su cargo?

Entregar los documentos y archivos debidamente inventariados conforme a las normas del Archivo General de la Nación.

Almacenarlos en el archivo central directamente antes de que se firme su desvinculación.

Entregarlos debidamente clasificados en cajas de cartón sin inventariar.

Pregunta 13: ¿Quiénes son los responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos en las entidades públicas?

Exclusivamente el personal técnico contratado para el archivo central.

Los servidores públicos en general son responsables del manejo de los documentos que producen, y los secretarios generales (o de igual jerarquía) de velar por los archivos públicos a su cargo.

Exclusivamente el Archivo General de la Nación.

Pregunta 14: ¿A los cuántos años cesa, por regla general, la reserva legal sobre un documento público en Colombia?

A los 30 años.

A los 10 años.

A los 20 años.

Pregunta 15: Si una entidad pública decide digitalizar un documento original que posee un alto valor histórico, ¿qué puede hacer con el documento físico original?

En ningún caso los documentos de carácter histórico podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y almacenados por cualquier medio.

Se debe conservar únicamente si el volumen físico de la caja es menor a 1 metro cúbico.

Puede destruirse o reciclarse para optimizar espacio físico, pues ya cuenta con copia digital certificada.

Pregunta 16: Conforme a las buenas prácticas de ordenación de archivos de gestión, ¿en qué extremo y con qué material se debe realizar la foliación de las carpetas?

En el extremo inferior izquierdo con bolígrafo de tinta húmeda azul.

En el extremo superior izquierdo con marcador negro permanente.

En el extremo superior derecho con lápiz de mina negra y blanda (HB, B).

Pregunta 17: ¿Cuál es la forma correcta de ordenar cronológicamente los tipos documentales dentro de una carpeta o legajo de archivo?

Con la fecha más reciente al abrir la carpeta (primera página) y la más antigua al final.

Desde el documento con fecha más antigua en la primera página (al abrir la carpeta) cerrando con la fecha más reciente al final de la carpeta.

No importa el orden cronológico siempre y cuando estén clasificados por remitente.

Pregunta 18: En series documentales complejas (como contratos, historias laborales o procesos disciplinarios), ¿cómo debe realizarse la foliación si el expediente ocupa más de una carpeta?

Se ejecuta una sola foliación de manera continua, de tal forma que la segunda carpeta será la continuación numérica de la primera.

Se inicia una foliación desde el número 1 en cada carpeta independiente.

Solo se folia la primera carpeta; las demás no requieren folios por ser anexos.

Pregunta 19: El listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos, se define como:

Cuadro de Clasificación Documental (CCD).

Inventario Documental Único (IDU).

Tabla de Retención Documental (TRD).

Pregunta 20: ¿Qué instrumento archivístico denomina las series, subseries y la respectiva codificación de cada oficina, de acuerdo con el organigrama de la entidad pública?

Tabla de Valoración Documental (TVD).

Cuadro de Clasificación Documental (CCD).

Inventario de Gestión de Trámites.

Pregunta 21: En el proceso de limpieza y desinfección de material documental en soporte de papel, la limpieza superficial de folios debe hacerse:

Humedeciendo ligeramente el papel con alcohol antiséptico al 70%.

Aplicando una solución de agua destilada y jabón antibacterial neutro.

Siempre en seco, utilizando brochas de cerda suave, cepillos de aspiradoras o algodón seco.

Pregunta 22: Durante las actividades de organización y limpieza en depósitos de archivo, el uso del gorro desechable (cofia) es:

Obligatorio y no es opcional, debiendo emplearse de forma continua, cubrir las orejas y llevar el cabello recogido.

Opcional, únicamente si la persona tiene el cabello largo o si la documentación tiene suciedad visible.

Reemplazable por el uso de una bata limpia.

Pregunta 23: Los residuos sólidos resultantes de la limpieza documental (como motas de algodón e hisopos contaminados), guantes y tapabocas usados deben ser dispuestos en:

El contenedor de residuos comunes de la oficina (bolsa verde).

Una caneca de reciclaje azul para papel y plástico.

Una caneca roja con bolsa roja para "Residuos Peligrosos / de Riesgo Biológico".

Pregunta 24: Si un operario del archivo debe manipular documentos o realizar limpieza en estanterías a una altura igual o superior a 1,50 metros sobre el nivel del piso, la actividad se cataloga como:

Tarea administrativa de alta estantería.

Trabajo en alturas, por lo que requiere contar con la certificación y dotación establecida por la Resolución No. 1409 de 2012.

Procedimiento estándar de archivo exento de normas de seguridad industrial.

Pregunta 25: Con el fin de disminuir la aspiración de material particulado y proteger la salud del operario del archivo, las actividades de limpieza deben realizarse:

Sin pausas, para terminar la jornada laboral lo antes posible.

Usando doble tapabocas industrial y trabajando de forma continua por 4 horas.

Intercalando periodos de trabajo de máximo hora y media o dos horas, seguidos de quince (15) minutos de descanso al aire libre.

Pregunta 26: ¿Cuál es el procedimiento técnico recomendado para desinfectar e inactivar bacterias, esporas y hongos presentes en la bata de trabajo utilizada en el archivo?

Dejarla sumergida en hipoclorito de sodio disuelto en agua por mínimo 30 minutos, y posteriormente lavarla con jabón por separado.

Exponerla al sol durante 4 horas antes del lavado convencional con la ropa diaria.

Lavarla directamente en seco con alcohol antiséptico al 70%.

Pregunta 27: Según el reglamento interno de PQRSD, transcurrido determinado término sin que la entidad pública notifique una decisión de fondo sobre una petición, opera la figura de:

La caducidad de la acción disciplinaria de forma automática.

El silencio administrativo positivo a los 30 días calendario.

El silencio administrativo negativo, al transcurrir tres (3) meses contados a partir del día siguiente de la recepción de la petición.

Pregunta 28: Cuando los Honorables Congresistas solicitan informes a una entidad pública en ejercicio de su control político, ¿de qué término dispone la entidad para tramitarlos?

15 días hábiles conforme al derecho de petición estándar.

10 días hábiles de acuerdo con la regla general de documentos.

5 días hábiles siguientes al radicado de los mismos.

Pregunta 29: Cuando la reproducción de documentos públicos se solicita a través de medios electrónicos aportados por el ciudadano (disco compacto, memorias USB, DVD, etc.):

No se cobrará valor alguno al peticionario por concepto de reproducción.

La entidad debe cobrar una tarifa fija por megabyte transferido.

La entidad tiene prohibido suministrar información en estos formatos.

Pregunta 30: Si al organizar un expediente documental se detecta que los folios están muy húmedos y presentan biodeterioro manifiesto por hongos, ¿cuál es el paso previo a la limpieza?

Aplicar inmediatamente una aspiradora para retirar el polvo superficial.

Rociar los documentos con aspersores de alcohol al 70% para secarlos de forma rápida.

Programar una desecación de los documentos extendidos sobre papel periódico blanco, o en abanico con bajalenguas, durante un período de 48 horas en un sitio ventilado antes de iniciar la limpieza mecánica.

Aprendamos sobre Gestión Documental, PQRSD y Manejo de Archivos

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