Gestión Documental

Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriven de la prestación de un servicio público por entidades privadas.

Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una función probatoria, garantizadora y perpetuadora;

Cuál es el único motivo por el cual se autoriza la salida temporal de los documentos del archivo?

A los cuantos años de expedición cesa la reserva legal de un documento.

Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.

Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados. Además de los archivos en papel existente los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.

Cuales son las fases del ciclo vital del documento?

El archivo de Gestión se define como:

Los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultural del Estado y la administración de justicia; son testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones. Como centros de información institucional contribuyen a la eficacia, eficiencia y secuencia de las entidades y agencias del Estado en el servicio al ciudadano.

El archivo Histórico se define como:

Los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultural del Estado y la administración de justicia; son testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones. Como centros de información institucional contribuyen a la eficacia, eficiencia y secuencia de las entidades y agencias del Estado en el servicio al ciudadano;

Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador.

El archivo Central se define como:

Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.

Es la entidad responsable de encargar y coordinar la función archivistica.

Los archivos se caracterizan según estas características EXCEPTO:

Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.